Memorial Hospital of Rhode Island

HIPAA Regulations in English [in Spanish]

The 1996 federal Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) established strict rules for hospitals and other healthcare providers to follow to protect the privacy of patients.

The Privacy Rule portion of HIPAA establishes regulations for the use and disclosure of Protected Health Information (PHI). PHI is any information about health status, provision of healthcare, or payment for healthcare that can be linked to an individual.

At Memorial Hospital, only general information about a patient's condition is available by calling Patient Information at (401) 729-2322. Detailed information about patients is confidential and will not be given by telephone.

The following is an explanation of the Privacy Practices for
Memorial Hospital of Rhode Island, Southeastern Healthcare Systems, Inc., Affiliated Physician Practices and Urgent Care Centers

NOTICE OF PRIVACY PRACTICES

This notice describes how medical information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information.

Our Commitment. Our organizations* are committed to uphold all professional, ethical and legal standards for safeguarding patients' health information. In accordance with federal law, we provide our patients with this notice, which explains our privacy practices. Federal law requires us to abide by the terms of this notice.

How We Use and Share Your Health Information. When you receive care from us, we use and share your health information to treat you, to obtain payment for services, and to conduct normal business activities or health care operations. The following categories describe and give examples of the ways we may use and share your health information for these purposes:

Treatment. We will use and share your health information to provide, coordinate, or manage your health care. For example, different members of your health care team will share information to coordinate the things you need, such as drug prescriptions, lab work, x-rays or other diagnostic exams. We may also share your health information with care providers from whom you receive care outside our organization.
Payment. We may use and share your health information to obtain payment for services we provide to you. For example, we may send a bill to you or your insurance company or health plan. The bill may include information that identifies you, your diagnosis and procedures.
Health Care Operations. We may use and share your health information to support the operation of our organization. For example, we may use your health information to evaluate the performance of our workforce or we may share your health information with organizations from which we receive our accreditations.

We may also use or share your health information for the following purposes:
Appointments, benefits and services. We may use or share your health information to remind you of appointments or inform you about treatment options, health-related benefits or services that may be of interest to you.
Fundraising. We may use or share your health information to raise funds to further our charitable purpose of providing health care. We only use general information, such as name, address, age, and the dates you received service, in connection with fundraising. If you do not want us to contact you for fundraising purposes, simply notify our Privacy Officer, whose address and phone number appear at the end of this notice.
Inpatient directory. We may include information about you in the directory of people admitted as inpatients at our hospital. You can choose to be excluded from the patient directory.

If you ask to be excluded, we will omit your name from the patient directory and withhold from your family, friends, clergy, delivery people (such as mail or flowers) and others all information about you, including the fact of your presence in the hospital. Also, you will only receive visits or phone calls from people to whom you give your hospital location or phone number.

If you do not ask to be excluded, the directory will include your name, general condition, location in the hospital and religious affiliation, if any. People who are not clergy members must identify you by name before we will give them any information about you. If you indicate a religious affiliation, we will share your directory information with members of the clergy who ask to visit patients with whom they share the same affiliation.
Family, friends, caregivers and relief agencies. Unless you object, we may use or share your health information to communicate with another person who pays for or is involved with your care, such as a relative, friend or other person designated by you. Also, in the event of a natural disaster or other public emergency, we may inform disaster relief agencies of your location and general condition.
Research. We may use or share your health information for research purposes when the research has been approved by an institutional review board to ensure adequate privacy protection.
Legal obligations and law enforcement. We will disclose health information about you when we are required to do so by federal or state law or as may be required for legal proceedings or for law enforcement.
Public health and health oversight activities. We may share health information with governmental agencies involved in preventing or controlling disease, protecting against abuse or neglect of children or the elderly, registering births and deaths, monitoring the quality of drugs and medical devices, inspecting health care providers or evaluating governmental benefit programs.
Deceased patients. We may share health information with funeral directors and coroners to enable them to perform their functions.
Organ and tissue donation. We may share health information with organ banks to facilitate the donation or transplantation of organs, eyes or tissue.
Threats to safety and health. We may share health information with police or others when necessary to avoid harm to the health and safety of you, another person or the general public.
National security. We may share health information with federal officials when necessary for national security or intelligence purposes, including protective services for the President.
Workers' compensation. We may use or share health information in connection with claims for workers compensation benefits.
For the function of the medical staff. We may share your health information with members of the hospital's medical staff, which consists of physicians and allied caregivers who have privileges to treat our patients. Both the hospital and its medical staff follow the privacy practices described in this notice with respect to information about health care performed at the hospital and its affiliated clinics and practices. This notice does not apply, however, to health care services that may be delivered to you at independent locations, such as private physician practices.

Other Uses and Disclosures of Your Health Information.

Other uses and disclosures of your protected health information will be made only with your written authorization, unless otherwise permitted or required by law. You may revoke an authorization at any time in writing, and, beginning at the time we receive your written revocation, we no longer will use or disclose your information for the reasons covered by your authorization.

Your Rights Regarding Your Health Information

Restrictions. You have the right to request us to restrict the health information we use or share about you for treatment, payment or health care operations. However, we are not required to agree to your request.
Special communication arrangements. You have the right to request us to communicate health information to you in a certain way or at a certain location. For example, you may ask us only to contact you at work. Such requests must be submitted in writing to the Privacy Officer at the address listed in the last section of this notice. You must include with your written request an alternative location or method of contact. We will accommodate all reasonable requests of this type.
Access. You have the right to view or receive a copy of health information about you that we have. We may charge a fee for copying. You must submit to us in writing any request to view or obtain copies of your health information. We may deny your request in certain circumstances. Your right to access your health information does not include certain kinds of records, including, for example, psychotherapy notes. In some circumstances, you may be entitled to have us reconsider a decision to deny you access to your information.
Amendments. If you believe your health information is incorrect or incomplete, and if the information remains in our possession, you may ask us to amend it. In order to request such an amendment, you must submit your request to us in writing and supply the reason for your request. We may deny your request for an amendment if applicable law requires or permits us to deny it or if your information is correct and complete.
Accounting of disclosures. You have the right to request an accounting, or list, of instances in which we disclosed your health information to others. This right is subject to certain exceptions, restrictions and limitations. For example, it does not entitle you to an accounting of disclosures made for the purpose of treatment, payment or health care operations. Also, our obligation to account for disclosures begins with disclosures made after April 14, 2003. Accounting requests must be submitted in writing to the Privacy Officer at the address listed in the last section of this notice.
Copy of notice. You have the right to a paper copy of this notice at any time.

Changes to This Notice. We reserve the right to change this notice. Any revised version of this notice will be effective for all health information that we maintain about you at that time, including information created prior to the effective date of the revision. Upon your request, we will provide you with a copy of the most up-to-date version of this notice.

Requests, Questions and Complaints. If you have any requests or questions about the privacy of your health information, or if you believe we have violated your privacy rights, please contact our Privacy Officer, whose address, phone number and fax number are as follows:

PRIVACY OFFICER
Memorial Hospital of Rhode Island
111 Brewster Street, Pawtucket, RI 02860
Phone: (401) 729-2148
Fax: (401) 729-2066

You will not be penalized in any way for making a complaint. You also may file a written complaint with the agency in charge of enforcing the federal regulations governing the privacy of health information. The agency's address is as follows:

Office for Civil Rights
U.S. Department of Health and Human Services
Government Center
J.F. Kennedy Federal Building, Room 1875
Boston, MA 02203
Phone: (617) 565-1340
Fax: (617) 565-3809
TDD (617) 565-1343
E-mail: OCRComplaint@hhs.gov

Memorial Hospital of Rhode Island Southeastern Healthcare Systems, Inc., Oficina de médicos afiliados Y centro de cuidados urgentes

AVISO DE PRACTICAS PRIVADAS

Este aviso describe la manera em la que su información médica pudiera sarse y darse a conocer y cómo puede tener acceso a esta información. Por favor revíselo cuidadosamente. Nuestro compromiso. Nuestras organizaciones (1) se sienten comprometidas a mantener todos los estándares profesionales, éticos y legarles para salvaguardar la información de salud de los pacientes. En cumplimiento con la ley federal, proporcionamos este aviso a nuestros pacientes, el cual explica nuestras prácticas de privacidad. La ley federal nos manda cumplir con los términos contenidos en este aviso.

Cómo usamos y compartimos su información de salud. Cuando recibe nuestros cuidados, usamos y compartimos su información de salud para darle tratamiento, obtener pago por servicios y llevar a cabo prácticas de negocios regulares u operaciones de cuidados de salud. Las siguientes categorías describen y le dan ejemplos de las maneras en las que usamos y compartimos su información:

Tratamiento. Usaremos y compartiremos su información de salud para proporcionarle, coordinarle o administrarle cuidados de salud. Por ejemplo: personas diferentes de su equipo de salud compartirán información para coordinar las cosas que usted necesite, tales como recetas médicas, resultados de laboratorio, rayos equis y cualquier diagnóstico de análisis. También podríamos compartir su información de salud con proveedores de cuidados de quienes usted recibe cuidados y que están fuera de nuestra organización.
Pagos. Podríamos usar y compartir su información de salud para obtener pago por servicios que le proporcionamos. Por ejemplo: podríamos enviar la cuenta a usted o a su compañía de seguro o plan médico. La cuenta podría incluir: información que le identifique, su diagnóstico y procesos.
Operaciones de cuidados de salud. Podríamos usar o compartir su información de salud para apoyar las operaciones de nuestra organización. Por ejemplo: podríamos usar su información de salud para evaluar el desempeño de nuestra fuerza laboral o podríamos compartir su información de salud con organizaciones de las cuales recibimos nuestras acreditaciones.
También podríamos usar o compartir su información de salud con los siguientes propósitos:
Zitas, beneficios y servicios. Podríamos usar o compartir su información de salud para recordarle que tiene citas o informarle sobre opciones de tratamiento, beneficios relacionados a la salud o servicios que pudieran interesarle.
Recaudación de fondos. Podríamos usar o compartir su información de salud para recaudar fondos o para ampliar nuestro propósito caritativo de proporcionar cuidados de salud. Con dicho propósito, solamente usamos información general tal como nombre, dirección, edad y fechas en que recibió servicios. Si no desea que nos comuniquemos con usted con el propósito de recaudar fondos, simplemente notifique al oficial de asuntos privados, cuya dirección y número telefónico aparece al final de este aviso.
Directorio de pacientes internos. Podríamos incluir información sobre usted en el directorio de personas que son admitidas como pacientes internos en nuestro hospital. Puede elegir que se le excluya del directorio de pacientes.
Si pide que se le excluya: omitiremos su nombre del directorio de pacientes y no daremos a su familia, amigos, clero, personas que hacen entregas (como correo o flores) y otras personas, cualquier información sobre usted, incluyendo su presencia en el hospital. También, solamente recibirá visitas o llamadas de las personas a quienes le dé su ubicación en el hospital o número de teléfono. Si no pide que se le excluya, el directorio incluirá su nombre, condición general, ubicación en el hospital y afiliación religiosa, si tuviera. Las personas que no son miembros del clero deben identificarle por su nombre antes que le demos cualquier información sobre usted. Si usted indica una afiliación religiosa, compartiremos su información del directorio con miembros del clero que pidan visitar pacientes con quienes comparten la misma filiación.
Familia, amigos, proveedores de cuidados y agencias de sustento. A menos que usted se oponga, podríamos usar o compartir su información de salud para comunicarnos con otra persona que pague o esté relacionada con su cuidado, tal como un pariente, amigo u otra persona designada por usted. También, en caso de un desastre natural o emergencia pública, podríamos informar a agencias de alivio público de su ubicación y condición general.
Investigación. Podríamos usar o compartir su información de salud con propósitos de investigación cuando dicha investigación ha sido aprobada por una junta de revisiones institucionales para asegurar la protección adecuada a la privacidad.
Obligaciones legales y agencias de la ley. Daremos a conocer su información de salud cuando nos lo sea requerido por leyes federales o estatales o tal como sea requerido por procedimientos legales o por agencias de la ley.
Salud pública y actividades coordinadas de salud. Podríamos compartir información de salud con agencias gubernamentales encargadas de: la prevención o control de enfermedades, la protección contra el abuso o negligencia de niños o ancianos, registrar nacimientos o muertes, monitorear la calidad de drogas y artefactos médicos, inspeccionar a los proveedores de cuidados de salud o evaluar los programas de beneficio gubernamental.
Muerte de pacientes. Podríamos compartir información de salud con directores de funerarias o médicos forenses para facilitarles el desempeño de sus funciones.
Donación de órganos y tejidos. Podemos compartir información de salud con bancos de órganos para facilitar el proceso de donación o transplante de órganos, ojos o tejidos.

Amenazas a la seguridad y la salud. Podemos compartir información con la policía u otros cuando sea necesario para evitar daños a la salud y la seguridad suya, de otra persona o el público en general.
Seguridad nacional. Podemos compartir información con oficiales federales cuando sea necesario por razones de seguridad nacional o con el propósito de recopilar información sensitiva, incluyendo servicios destinados a la protección del Presidente.
Compensación laboral. Podemos compartir su información de salud con el personal médico del hospital constituido por los médicos y proveedores de cuidados relacionados quienes tienen el privilegio de dar tratamiento a nuestros pacientes.
Tanto el hospital como su personal médico se rigen por las prácticas privadas descritas en este aviso en lo que se refiere a la información sobre cuidados de salud que se proporcionan en el hospital y sus clínicas afiliadas así como también en lo que se refiere a sus prácticas.

Otros usos y divulgaciones que se hacen con respecto a su salud.

Solamente se harán otros usos y divulgaciones sobre su información protegida de salud si usted lo autoriza por escrito, a menos que, de otra manera, sea permitido o requerido por la ley. Usted puede retirar por escrito dicha autorización cuando así lo desee y, comenzando con el día en que recibamos la revocación, ya no usaremos o daremos a conocer su información por las razones previamente establecidas en su autorización.

Sus derechos con respecto a información sobre su salud

Restricciones. Usted tiene el derecho a solicitarnos que restrinjamos la información de salud que usamos o damos a conocer sobre su tratamiento, pagos u operaciones de cuidados de salud. Sin embargo, no tenemos que estar de acuerdo con su solicitud.
Arreglos de comunicación especial. Usted tiene el derecho a solicitarnos que le comuniquemos información sobre su salud en cierta manera o en un lugar determinado. Por ejemplo, podría pedirnos que solamente nos comuniquemos con usted en su lugar de trabajo. Dicha solicitud debe presentarse por escrito al oficial de asuntos privados [Privacy Officer] a la dirección que se indica en la última sección de este aviso. En su solicitud por escrito debe incluir un lugar o método alterno de comunicarnos con usted. Complaceremos toda solicitud razonable que se haga a este respecto.
Acceso. Usted tiene el derecho a ver o recibir una copia de la información de salud que tengamos sobre usted. Podríamos cobrarle una cuota por fotocopiarla. Debe presentarnos por escrito cualquier solicitud de ver u obtener copias de su información de salud. Bajo ciertas circunstancias podríamos negarle su solicitud. Su derecho a tener acceso a su información de salud no incluye ciertos tipos de expedientes, incluyendo, por ejemplo, notas de psicoterapia. Bajo algunas circunstancias, usted podría tener derecho a que reconsideremos la decisión de negarle acceso a su información.
Enmiendas. Si usted cree que su información de salud no está correcta o está incompleta, y si la información todavía se encuentra en nuestra posesión, puede solicitarnos que la corrijamos. Para solicitar dicha enmienda, debe hacérnoslo por escrito y darnos la razón de dicha enmienda. Podríamos negarnos a su solicitud de enmendar algo si las leyes aplicables requieren o nos permiten negárselo o si la información contenida en el expediente es correcta y completa.
Responsabilidad por dar a conocer información. Usted tiene el derecho a solicitar una cuenta o lista de las veces que hemos dado a conocer a otros su información de salud. Este derecho está supeditado a ciertas excepciones, restricciones y limitaciones. Por ejemplo, no le da derecho a una lista de informes hechos con el propósito de tratamiento, pago u operaciones de cuidados de salud. También, nuestra obligación listar los informes comienza con informes hechos después del 14 de abril, 2003. La cuenta de solicitudes debe presentarse por escrito al oficial de asuntos privados [Privacy Officer] a la dirección que se menciona en la última sección de este aviso.
Copia del aviso. Usted tiene el derecho a una copia escrita de este aviso cuando así lo solicite.

Cambios en este aviso. Nos reservamos el derecho de hacer cambios en este aviso. Cualquier versión que se revise entrará en efecto para toda la información de salud que tengamos de usted cuando ese cambio ocurra, he incluirá la información que tengamos anterior a la fecha en que la revisión entre en efecto. A solicitad suya le proveeremos una copia de la versión más reciente de este aviso.

Solicitudes, preguntas y quejas. Si tiene alguna solicitud o pregunta sobre qué tan privada es su información de salud o si cree que hemos infringido sus derechos a la privacidad, por favor comuníquese con nuestro oficial de asuntos privados cuya dirección, teléfono y número de fax se da a continuación:Este aviso comprende a Memorial Hospital of Rhode Island, un afiliado del Southeastern Healthcare System, Inc. (Southeastern) y todo médico o centro de cuidado urgente afiliado o del que Southeastern es propietario, así como la agencia de cuidados en el hogar del hospital.

PRIVACY OFFICER
Memorial Hospital of Rhode Island
111 Brewster Street, Pawtucket, RI 02860
Phone: (401) 729-2148
Fax: (401) 729-2066

No se le castigará de ninguna manera por presentar una queja. También puede presentar una queja por escrito con la agencia a cargo de que las regulaciones federales relacionadas con la información privada de salud se lleven a cabo. La dirección de la agencia es la siguiente:

Office for Civil Rights
U.S. Department of Health and Human Services
Government Center
J.F. Kennedy Federal Building, Room 1875
Boston, MA 02203
Phone: (617) 565-1340
Fax: (617) 565-3809
TDD (617) 565-1343
E-mail: OCRComplaint@hhs.gov

*This Notice applies to Memorial Hospital of Rhode Island, an affiliate of Southeastern Healthcare System, Inc. (Southeastern), and all Southeastern owned or affiliated physician practices and urgent care centers, as well as the hospital's home care agency.